Condiciones Comerciales
Políticas, límites y condiciones específicas de nuestros servicios de facturación electrónica
Política de Correos Electrónicos
Todos nuestros planes incluyen un cupo generoso de correos electrónicos para enviar documentos a tus clientes sin costos adicionales.
Correos Electrónicos Incluidos
Planes PYME incluyen 4 correos electrónicos por cada documento emitido
Correos Electrónicos Incluidos
Paquetes incluyen 6 correos electrónicos por cada documento emitido
Planes PYME (4x)
- 500 docs = 2.000 correos
- 1.200 docs = 4.800 correos
- 3.000 docs = 12.000 correos
Paquetes (6x)
- 10K docs = 60K correos
- 50K docs = 300K correos
- 500K docs = 3M correos
Limpieza Diaria de Almacenamiento
Para optimizar el almacenamiento y garantizar el rendimiento óptimo del sistema, ejecutamos una limpieza automática todos los días a las 04:00 AM (hora Colombia).
Política de Limpieza Diaria
Ejecución automática: 04:00 AMArchivos Eliminados Automáticamente
- PDFs
- Códigos QR
- Archivos ZIP
- Adjuntos temporales
- Logs
Estos archivos se eliminan para optimizar el almacenamiento
Archivos Conservados Permanentemente
- XML firmados
- Registros de transacciones
- Logs de correos
- Certificados digitales
Los XML se conservan por 5 años (cumplimiento DIAN)
Los archivos PDF, QR y otros elementos eliminados pueden regenerarse en cualquier momento a través de nuestra API o desde el Dashboard.
Los adjuntos enviados mediante payload están excluidos de la limpieza diaria. Estos archivos se almacenan de forma persistente en nuestra infraestructura AWS S3 y están sujetos a la cuota de almacenamiento de tu plan.
Una vez superada la cuota incluida: $15.000 COP/Año por cada GB adicional.
Esta política permite optimizar el uso del almacenamiento sin comprometer el cumplimiento normativo. Los archivos XML firmados son los únicos que la DIAN exige conservar, y estos se mantienen por 5 años. Los demás archivos (PDFs, QR, etc.) pueden regenerarse cuando los necesites.
Política de Continuidad de Saldo (Rollover)
Tu saldo de documentos puede trasladarse al siguiente periodo bajo condiciones específicas. Esta política aplica a todos los planes PYME y paquetes Casa de Software.
Condiciones del Rollover
- La renovación debe estar pagada por anticipado antes de la fecha de vencimiento
- Máximo 20% del volumen del nuevo paquete contratado
- Aplica solo a documentos — no a correos ni almacenamiento
- No acumulable entre múltiples periodos
Restricciones
- El saldo excedente expira irreversiblemente a las 00:00 de la fecha de vencimiento
- No se otorgan reembolsos en dinero por saldo no consumido
- No se permite compensación económica alguna
- No existe acumulación indefinida de documentos
Si contratas un paquete de 10.000 documentos y renuevas antes de vencer, podrás trasladar hasta 2.000 documentos (20%) de tu saldo restante al nuevo periodo.
Política de Excedentes (Upselling)
Los excedentes aplican únicamente a correos electrónicos y almacenamiento. Los documentos no generan cobros adicionales: al agotar la cuota, la API detiene la emisión hasta renovar o escalar tu plan.
Opción BYOI (Bring Your Own Infrastructure)
Si prefieres, puedes configurar tu propio servidor SMTP para envío de correos y tu propio almacenamiento (S3, Azure Blob, etc.) para evitar costos de excedentes. Consulta con nuestro equipo técnico para más detalles.
Almacenamiento y Capacidad Física
Los planes de Arrendamiento en Servidor ofrecen emisión ilimitada de documentos, sujeta a la capacidad física del disco asignado. Los planes PYME tienen cuota fija de documentos. En ambos casos, al alcanzar el límite de almacenamiento necesitarás:
- Contratar almacenamiento adicional ($15.000 COP/GB/año)
- Configurar almacenamiento externo propio (BYOI)
- Actualizar a un plan con mayor capacidad
Capacidad Estimada por Plan
Basado en métricas reales de producción (~67KB por documento promedio):
Certificados Digitales de Firma
Los planes por NIT incluyen certificado digital. Para servidores (Casa de Software), los certificados se gestionan a través de nuestra plataforma Certificate Manager con precios dinámicos según el volumen de NITs activos.
Gestiona todos tus certificados digitales desde una sola plataforma. Renovación automática, monitoreo de vencimientos y asignación a NITs de forma centralizada. Disponible para planes Servidor y Casa de Software.
Para mantener la tarifa preferencial de Casa de Software, se requiere la activación de un mínimo de 3 clientes en los primeros 6 meses de contratación del servidor.
Asesoría Técnica y Soporte
Ofrecemos asesoría técnica especializada y opciones de soporte adaptadas a las necesidades de cada cliente.
Diseñamos acuerdos de nivel de servicio (SLA) personalizados según el volumen, criticidad y necesidades específicas de tu operación. Contacta a nuestro equipo comercial para una propuesta a medida.
Uso Justo y Estabilidad del Servicio
Para garantizar la estabilidad y rendimiento del servicio para todos los usuarios, aplicamos una política de uso justo.
Usos Permitidos
- Facturación electrónica DIAN
- Nómina electrónica
- Documento soporte y POS
- Aplicaciones web de gestión ERP/CRM
- APIs y servicios relacionados con facturación
Usos Prohibidos
- Minería de criptomonedas
- Streaming de video/audio
- Servidores de juegos
- Proxies o VPN públicos
- Cualquier actividad que comprometa recursos del servidor
Exclusión de Garantía SLA
El SLA de 99.9% de disponibilidad aplica únicamente a los servicios de facturación electrónica de MATIAS API. No cubre caídas o problemas causados por aplicaciones de terceros instaladas en el servidor.
Todos los servidores dedicados cuentan con protección Anti-DDoS integrada sin costo adicional. Esta capa de seguridad mitiga ataques de denegación de servicio distribuido para garantizar la disponibilidad de tu operación.
Custodia Legal vs. Acceso a Plataforma
Es importante distinguir entre dos conceptos diferentes:
Custodia Legal (Cumplimiento Normativo)
Garantizada indefinidamente. Los archivos XML firmados se conservan por 5 años (requisito DIAN) y están disponibles para auditorías y consultas legales, independientemente del estado de tu cuenta.
Acceso al Dashboard y API
Requiere membresía activa. El acceso a la plataforma web, API, generación de PDFs, reportes y otras funcionalidades requiere una cuenta activa con pagos al día.
Incluso si cancelas tu suscripción, tus documentos XML permanecen seguros y disponibles para cumplimiento normativo. Solo pierdes el acceso a la plataforma de gestión y la API.
¿Tienes dudas sobre nuestras condiciones?
Nuestro equipo comercial está disponible para resolver todas tus preguntas y acompañarte en el proceso