Condiciones Comerciales
Políticas, límites y condiciones específicas de nuestros servicios de facturación electrónica
Política de Correos Electrónicos
Todos nuestros planes incluyen un cupo generoso de correos electrónicos para enviar documentos a tus clientes sin costos adicionales.
Correos Electrónicos Incluidos
Planes PYME incluyen 4 correos electrónicos por cada documento emitido
Correos Electrónicos Incluidos
Paquetes incluyen 6 correos electrónicos por cada documento emitido
Planes PYME (4x)
- 500 docs = 2.000 correos
- 1.200 docs = 4.800 correos
- 3.000 docs = 12.000 correos
Paquetes (6x)
- 10K docs = 60K correos
- 50K docs = 300K correos
- 500K docs = 3M correos
Limpieza Diaria de Almacenamiento
Para optimizar el almacenamiento y garantizar el rendimiento óptimo del sistema, ejecutamos una limpieza automática todos los días a las 04:00 AM (hora Colombia).
Política de Limpieza Diaria
Ejecución automática: 04:00 AMArchivos Eliminados Automáticamente
- PDFs (regenerables)
- Códigos QR
- Archivos ZIP
- Logs de caché
Estos archivos se eliminan para optimizar el almacenamiento
Archivos Conservados Permanentemente
- XML firmados (5 años)
- Archivos Adjuntos (AWS S3)
- Registros de transacciones
- Logs de correos
- Certificados digitales
Los XML y Archivos Adjuntos se conservan por 5 años (cumplimiento DIAN / AWS S3)
Los archivos PDF, QR y otros elementos eliminados pueden regenerarse en cualquier momento a través de nuestra API o desde el Dashboard.
Los adjuntos enviados mediante payload están excluidos de la limpieza diaria. Estos archivos se almacenan de forma persistente en nuestra infraestructura AWS S3 y están sujetos a la cuota de almacenamiento de tu plan.
Una vez superada la cuota incluida: $15.000 COP/Año por cada GB adicional.
Esta política permite optimizar el uso del almacenamiento sin comprometer el cumplimiento normativo. Los archivos XML firmados y los Archivos Adjuntos transmitidos en el payload se conservan durante 5 años en AWS S3. Los demás elementos gráficos (PDFs, códigos QR, paquetes ZIP) pueden regenerarse en tiempo real cuando los necesites.
Política de Consumo y Prorrateo Financiero (Upgrades)
En LOPEZSOFT S.A.S. los paquetes operan bajo vigencia anual. Por regla general, cualquier saldo de documentos no utilizado expirará de forma definitiva e irreversible a las 00:00 horas del día de vencimiento, salvo en el caso exclusivo de Renovación Anticipada.
Regla General de Consumo
- Sin rollover automático al vencer el período contratado
- No acumulación automática de saldo entre vigencias ordinarias
- El saldo no utilizado expira irreversiblemente a las 00:00 hrs
- No se realizan reembolsos en dinero por documentos no consumidos
Beneficio de Renovación Anticipada
- Aplica renovando el mismo plan o paquete
- Válido pagando cuando falten menos de 60 días para el vencimiento
- Permite transferir saldo no consumido al nuevo período contratado
- Tope máximo: hasta el 20% del volumen del nuevo paquete
- Pagos fuera de los 60 días o post-vencimiento extinguen el saldo
Prorrateo Financiero (Solo Upgrades)
- Aplica exclusivamente en Mejoras de Plan (Upgrade) realizadas antes de la fecha de corte
- El sistema calcula el valor monetario proporcional a los días no consumidos
- Este valor se aplica como descuento directo sobre el precio del nuevo paquete
- Solo pagas la diferencia al hacer el upgrade
Bajo ninguna circunstancia el prorrateo será objeto de reembolso en dinero, liquidación externa, compensación económica hacia otros servicios, ni acumulación indefinida. El descuento se aplica única y exclusivamente sobre el precio de compra del nuevo paquete contratado.
Tienes un plan de $200.000 COP/año y llevas 6 meses usándolo. Al hacer upgrade a un plan de $350.000 COP/año, el sistema calcula que te quedan ~$100.000 COP en días no consumidos. Solo pagarás $250.000 COP por el nuevo plan (350.000 − 100.000 de prorrateo).
El cálculo del prorrateo es automático y transparente. Al momento del upgrade, podrás ver el desglose completo: días restantes, valor prorrateado y monto final a pagar.
Política de Excedentes (Upselling)
Los excedentes aplican únicamente a correos electrónicos y almacenamiento. Los documentos no generan cobros adicionales: al agotar la cuota, la API detiene la emisión hasta renovar o escalar tu plan.
Opción BYOI (Bring Your Own Infrastructure)
Si prefieres, puedes configurar tu propio servidor SMTP para envío de correos y tu propio almacenamiento (S3, Azure Blob, etc.) para evitar costos de excedentes. Consulta con nuestro equipo técnico para más detalles.
Almacenamiento y Capacidad Física
Los planes de MATIAS API REST ILIMITADO ofrecen emisión ilimitada de documentos, sujeta a la capacidad física del discoasignado. Los planes PYME tienen cuota fija de documentos. En ambos casos, al alcanzar el límite de almacenamiento necesitarás:
- Contratar almacenamiento adicional ($15.000 COP/GB/año)
- Configurar almacenamiento externo propio (BYOI)
- Actualizar a un plan con mayor capacidad
Capacidad Estimada por Plan
Basado en métricas reales de producción (~67KB por documento promedio):
Certificados Digitales de Firma (MATICERTS)
Los paquetes de documentos para Casa de Software no incluyen certificados de firma digital. Para firmar electrónicamente mediante nuestra API, se adquiere una Suscripción de Firma Digital MATICERTS por cada cliente (NIT) conectado, aplicando tarifas preferenciales escalonadas (IVA y comisiones de pasarela Wompi incluidas):
Todo nuevo integrador que adquiera como primer plan un paquete desde 10.000 documentos/año, recibirá sin costo un (1) Certificado de Firma Digital Integrada (Vigencia 1 Año) para conectar su primer cliente/NIT. A partir del segundo NIT integrado, aplicará la tarifa preferencial estándar.
• Activación Express: De 1 a 5 horas hábiles con validación biométrica o documental asistida.
• Custodia en Servidor: Alojado por defecto en la infraestructura de LOPEZSOFT SAS para timbrado automatizado desatendido.
• Exportabilidad .p12: La Casa de Software o el emisor pueden descargar libremente su archivo en formato .p12.
• Revocación Activa en Tiempo Real: MATIAS API y la Casa de Software mantienen la facultad de revocar inmediatamente el certificado en caso de mora, cancelación o uso indebido.
Se requiere contar con un mínimo de 3 clientes habilitados en el API en un plazo máximo de seis (6) meses para mantener la tarifa y condición de distribuidor.
Asesoría Técnica y Soporte
Todos nuestros planes incluyen acompañamiento técnico estándar en la habilitación DIAN (Software Propio, Set de Pruebas y asociación de prefijos con certificados MATICERTS). Para desarrollos a la medida, revisión de código de terceros o soporte extendido, ofrecemos las siguientes modalidades:
El soporte estándar cubre la verificación operativa del API, documentación y acompañamiento en habilitación DIAN. Si tu operación requiere canales dedicados de alta prioridad (24/7), revisiones arquitectónicas personalizadas o SLAs extendidos, diseñamos propuestas a la medida de tu software.
Uso Justo y Estabilidad del Servicio
Para garantizar la estabilidad y rendimiento del servicio para todos los usuarios, aplicamos una política de uso justo.
Usos Permitidos
- Facturación electrónica DIAN
- Nómina electrónica
- Documento soporte y POS
- Aplicaciones web de gestión ERP/CRM
- APIs y servicios relacionados con facturación
Usos Prohibidos
- Minería de criptomonedas
- Streaming de video/audio
- Servidores de juegos
- Proxies o VPN públicos
- Cualquier actividad que comprometa recursos del servidor
Exclusión de Garantía SLA
El SLA de 99.9% de disponibilidad aplica únicamente a los servicios de facturación electrónica de MATIAS API. No cubre caídas o problemas causados por aplicaciones de terceros instaladas en el servidor.
Todos los servidores dedicados cuentan con protección Anti-DDoS integrada sin costo adicional. Esta capa de seguridad mitiga ataques de denegación de servicio distribuido para garantizar la disponibilidad de tu operación.
Disponemos de un entorno de pruebas técnico (Sandbox / Quickstart) para integración y testing de endpoints. Los comprobantes procesados en Sandbox son simulados, carecen de efectos tributarios o fiscales ante la DIAN y este entorno está excluido del SLA del 99.9%.
Custodia Legal vs. Acceso a Plataforma
Es importante distinguir entre dos conceptos diferentes:
Custodia Legal (Cumplimiento Normativo)
Garantizada indefinidamente. Los archivos XML firmados y los Archivos Adjuntos complementarios se conservan por 5 años en AWS S3 (requisito DIAN / Art. 632 E.T.) y están disponibles para auditorías y consultas legales, independientemente del estado de tu cuenta.
Acceso al Dashboard y API
Requiere membresía activa. El acceso a la plataforma web, API, generación de PDFs, reportes y otras funcionalidades requiere una cuenta activa con pagos al día.
Incluso si cancelas tu suscripción, tus documentos XML y Archivos Adjuntos permanecen seguros y disponibles para cumplimiento normativo. Solo pierdes el acceso a la plataforma de gestión y la API.
¿Tienes dudas sobre nuestras condiciones?
Nuestro equipo comercial está disponible para resolver todas tus preguntas y acompañarte en el proceso